Virtuaalisia tiimejä hyödyntämällä yritykset saavuttavat kilpailuaetua maailmanlaajuisessa ympäristössä esimerkiksi palkkaamalla maailmanlaajuisesti osaavaa työvoimaa. Liiketoiminta globalisoituu jatkuvasti lisää ja taloudelliset paineet kasvavat, joten virtuaaliset tiimit todennnäköisesti lisääntyvät tulevaisuudessa. Virtuaaliset tiimit eivät välttämättä toimi kaikkein tehokkammin työjärjestelyjen vuoksi, sillä virtuaalisuuden mukanaan tuomiin haasteisiin ei välttämättä olla pystytty vastaamaan kunnolla.
Virtuaalisen tiimin johtaminen on yleensä ihmisten johtamista verkossa, eli virtuaalijohtamista. Virtuaalijohtamisessa täytyy huomioida maantieteellinen vaihtuvuus. Virtuaalista johtamista voidaan pitää haastavampana ja moniulotteisempana kuin fyysistä johtamista kasvokkain, sillä suoraa kontaktia ei ole. Alaisten voi olla myös hankala saavuttaa johtajan sosiaalinen läsnäolo ja luottamus etäisyyden takia. Perinteiset tiimit ovat usein paremmin koordinoituja ja tehokkaampia. Johtaja ei välttämättä tiedä, tekevätkö työntekijät töitään silloin kun on sovittu, joten työn arvioiminenkin on hankalampaa. Oleellinen ero on työsuorituksen arvioiminen ja valvominen työajan sijaan.
Viestinnän ja informaation jakaminen on myös erilaista. Tehokkuudessa ja viestinnässä auttaa, että johtaja pyrkii luomaan henkilökohtaisia suhteita henkilöstöönsä ja tuntemaan tiimin jäseniä huolimatta etäisyydestä. Viestinnän tulisi myös olla säännöllistä, jotta yhteys ei katkea.
Edistääkseen luottamusta johtajan ja alaisten olisi tärkeää kommunikoida usein ja avoimesti virtuaalitiimin eri jäsenten kanssa. Johtajan tulisi myös jollain tapaa näyttää luottamuksensa tiimin jäsenille. Johtajan täytyy lisäksi antaa alaisilleen vapautta tehdä myös itsenäisiä päätöksiä. Esimies voi esimerkiksi vierailla tiimin jäsenten työpaikoilla, jotta alainen tuntee tekemänsä työn arvokkaaksi ja tietää, että siitä ollaan kiinnostuneita. Yhteyden tunnetta lisää myös se, että alaiset tietävät saavansa esimieheltä tukea sitä tarvittaessa. On myös sitä parempi, mitä aikaisemmassa vaiheessa virtuaalitiimin jäsenet pääsevät osallistumaan yhteistyöhön.
Virtuaalisen tiimin työkaluja työskentelyyn ovat esimerkiksi Skype, Google Drive, sähköposti, Messenger ja Google Hangouts. Skypessä käyttäjät voivat ilmaiseksi soittaa toisilleen ja keskustella video- tai äänipuheluiden välityksellä netissä. Myös tekstiviestien lähettäminen on mahdollista, mutta kylläkin maksullista. Ryhmäpuhelussa voi olla mukana jopa 20 eri tiimin jäsentä. Google Drive taas on ilmainen pilvipalvelu, jota voi käyttää mobiililaitteilla, tietokoneilla ja eri selaimilla. Sillä voi luoda ja jakaa asiakirjoja, esityksiä, kuvia ja laskentataulukoita reaaliaikaisesti. Samaa dokumenttia voi kutsua muokkaamaan ja kommentoimaan monia tiimin jäseniä yhtä aikaan. Sähköposti on nopea, edullinen ja helppo tapa keskustella ja lähettää kuvia yhdelle tai useammalle henkilölle yhtä aikaa. Sähköpostia voi myös käyttää monilla eri laitteilla. Messenger on nopea ja ilmainen pikaviestikeskustelu-palvelu, jossa voidaan lähettää tekstin lisäksi tiedostoja. Sillä voi myös soittaa ilmaiseksi tietokoneiden välillä, maksullisesti puhelimiin, käydä videopuheluita ja ryhmäkeskusteluja. Viides työväline on Google Hangouts, joka on myös pikaviestintäpalvelu. Sillä voi lähettää vastaanottajille pikaviestejä ja videopuheluita ja keskusteluissa voi lähettää myös kuvia. Ryhmäkeskutelut ovat myös mahdollisia ja videokeskusteluihin voi osallistua 2-10 henkilöä.
Olen ennestään käyttänyt sähköpostia, Google Driveä ja Messengeriä, joten ajattelin kokeilla Skypeä. Olen muutenkin puhunut erään paljon matkustelevan ystäväni kanssa, että se olisi hyvä sovellus opetella. Latasin Skypen puhelimeeni ja se vaikutti hyvin yksinkertaiselta käyttää. Plussaa antaisin siitä, että videokeskustelu vaikutti välittyvän hyvin realistisessa ajassa ja videokeskustelu muutenkin on ideana kiva. Sovellus on myös ilmainen, joten monelta kaveriltakin löytyy se. Huonoa sovelluksessa on ehkä se, että pitää sopia etukäteen aika Skype-keskutelulle, sillä puhelua ei voi soittaa, jos molemmat osapuolet eivät ole juuri silloin kirjautuneena. En tiedä olisiko videon kuva tietokoneella erilainen, mutta itselläni oli ainakin välillä vaikeuksia kohdistaa kuvaa oikein näytölle. Hitaus saattoi johtua myös internet-yhteydestäni, jota Skype vaatii toimiakseen.
Lähde: https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti